# Исходящий обзвон

# Общее понятие

Создание контрагента

Обзвон клиентов осуществляется с целью выявления потребности клиентов в воде, приема и оформления заказов на поставку воды. А так же для предложения акций или новинке в ассортименте, напоминания о необходимости в обслуживании оборудования, собрать обратную связь о качестве сервиса и другой полезной информации. Он необходим для улучшения качества предоставляемого нами сервиса, для выстраивания прочных долговременных отношений с контрагентами.

Обзвон помогает не потерять контакт с клиентом, сделать сервис более заботливым по отношению к покупателю.

В нашей программе есть все необходимые инструменты для работы с данным типом обзвона.

# Настройка планирования

Создание контрагента

Для достижения наилучших результатов исходящего обзвона по продажам, необходимо выполнить настройки планирования. Нужно выполнить несколько настроек.

# Настройка расчета потребления

В данном документе хранится информация о номенклатуре, которая участвует в расчете потребления воды. Он находится: Настройки -> Настройки программы -> Сервисные -> Данные расчета потребления.

Нажимаем Создать откроется форма документа, далее нажимаем Данные расчета потребления .

Нажимаем Добавить и выбираем номенклатуру из справочника (воду), которая будет участвовать в потреблении. Обратите внимание, что тип номенклатуры должен быть Товар с тарой .

Для каждой номенклатуры проставим коэффициент за единицу товара. Т.е. укажем сколько литров воды в одном бутыле. Например, Вода в бутыле 19, установите коэффициент 19. Данный коэффициент будет использоваться в дальнейшем для расчета потребления клиентом воды в литрах и расчета даты последующей поставки.

# Настройка планирования в адресе доставки

Справочник -> Адреса доставки -> Планирование .

Есть несколько видов планирования, по которому будет рассчитываться дата следующей доставки и формироваться задача оператору для обзвона клиентов.

Данное планирование используется чаще всего.

Поле Периодичность служит для указания периода, через который будет планироваться дата отгрузки. Например установим 1 и система будет планировать дату отгрузки еженедельно по указанным дням недели. Если необходимо планировать дату отгрузки 1 раз в 2 недели, установим 2 и т.д. Если периодичность 2 и более, то установить можно только один день недели. Например, каждую четвертую неделю по вторникам.

Установим галочку по каким дням недели контрагенту можно осуществлять доставку, например, по вторникам и пятницам. Соответственно система будет планировать дату отгрузки на вторник и на пятницу.

В поле Начальное потребление укажем предполагаемое потребление воды. Оно измеряется в литрах и показывает примерный расход воды в день. Начальное потребление используется при первой поставке для последующего расчета прогнозируемой даты доставки.

Поле Задержка обзвона ставится значение, которое означает на сколько дней нужно задержать обзвон, т.е. через какое количество дней мы должны позвонить контрагенту.

В Калькуляторе содержится подсказка для определения начального потребления воды. Для этого нужно указать Тип адреса (офис или квартира), среднее потребление воды одним человеком в день – для офиса по умолчанию установлено 2л, для квартиры 0,5л (при необходимости его можно изменить), укажите количество человек, и система рассчитает начальное потребление. Так же, если вы знаете, что у клиента есть дополнительное потребление воды (например - аквариум), то можно в поле Дополнительный расход поставить галочку.

Галочка Показывать в задачах оператора всегда – если он установлен, то этот адрес доставки всегда будет показываться в оперативных задачах. Она необходима для тех клиентов, у которых отгрузка идет ежедневно.

При первой поставке система возьмет за норму потребления воды в день, которое мы выставили в начальном потреблении и спрогнозирует, взяв в учет количество бутылей в первой поставке, плановую дату следующей отгрузки. В дальнейшем система будет производить расчет коэффициента среднего потребления воды в день и с учетом полученного коэффициента спрогнозирует плановую дату следующей отгрузки. Также система будет учитывать типы дней при прогнозировании плановой даты следующей поставки. Если такой день будет выпадать на день с типом «Нет доставки», система передвинет плановую дату отгрузки на день раньше, если снова выпадает «Нет доставки», то система будет передвигать плановую дату отгрузки на день позже, пока тип дня станет любой, кроме типа «Нет доставки». Таким образом система обходит выходные и праздничные дни.

Чем точнее мы заполним начальное потребление, тем эффективнее будет наш обзвон.

Поле Периодичность служит для указания периода, через который будет планироваться дата отгрузки. Если установим 1, то система будет планировать дату отгрузки еженедельно по указанным дням недели. Если необходимо планировать дату отгрузки 1 раз в 2 недели, то установим 2. Для 1 раза в 4 недели нужно установить 4.

Если периодичность 2 и более, то установить можно только один день недели. Например, каждую четвертую неделю по вторникам.

Поставим галочки по каким дням недели контрагенту можно осуществлять доставку, например, по вторникам и пятницам. Соответственно система будет планировать дату отгрузки на вторник и на пятницу.

Данное планирование в основном используется, если есть договоренность с контрагентом о определенном периоде поставки воды. В поле Промежуток дней укажем промежуток дней, через который контрагенту можно осуществлять доставку, например, каждые 5 дней. Соответственно система будет планировать дату отгрузки через каждые 5 дней с учетом производственного календаря (выходных и праздничных дней).

Система не будет планировать дату следующей поставки, и задача оператору формироваться не будет. Данный вид планирования используется в основном, когда контрагенту не нравятся напоминания (звонки) менеджера.

# Оперативные задачи

Создание контрагента

Оперативные задачи служат для обработки задач (контактов) с целью оформления заказов покупателей. Как формируются задачи: после отгрузки воды контрагенту формируется документ реализация товаров и услуг, на основании данного документа система рассчитывает динамику потребления воды, далее она определяет дату последующей поставки на основании которой автоматически формирует задачу оператора. Задача означает, что с клиентом необходимо связаться в рассчитанное системой время и оформить заказ.

Найти их можно Главное -> Сервис -> Оперативные задачи .

В поле Менеджер выбираем нужного и откроется список задач с контрагентами, которые прикреплены к данному менеджеру.

В поле Дата по умолчанию стоит завтрашний день, но можно выбрать любую дату.

В поле Маршрут можно сделать отбор по маршруту. Например, нам надо быстро догрузить машину и мы выбираем нужный нам маршрут и обзваниваем контрагентов.

Кнопка Обновить служит для обновления информации, при этом все отработанные задачи удаляются.

Кнопка Закрыть служит для закрытия оперативных задач. По-другому их закрыть нельзя.

Так же имеются вкладки:

# Активные

На данной вкладке отображаются:

Все контрагенты с активным адресом доставки, у которого по динамике потребления дата последующей доставки совпадает с выбранной датой в оперативных задачах.
Все задачи оператора, запланированные на выбранную дату.
С формы удаляются все задачи, у которых есть заявка на сегодня, на день раньше или на день позже, а так же все задачи, которые перенесены (отложены) на более позднюю дату. Задачи, у которых стоит галочка Показывать в задачах оператора всегда не удаляются.
Не удаляются контакты по недоставленным заказам.

Теперь откроем одну из задач.

На форме есть данные по контрагенту, адресу доставки, контактному лицу и его телефонах. Над адресом доставки справочно выводится статус адреса. Связаться с контактным лицом контрагента можно нажав кнопку Позвонить . Если телефонов несколько, то система предлагает окно выбора номера телефона.

В поле Заказы клиента за период система отображает список заказов и их статусы. В данной форме можно увидеть все заказы данного контрагента, даты заказов и статусы. По умолчанию установлена текущая неделя. На форме система справочно показывает данные по дате последней доставки и количество основной, которое было в заказе, количество дней с момента последней доставки, количество бутылок в прошлом месяце и в текущем, а также долг по сумме и таре, если он есть.

В поле Комментарии отображаются все комментарии, состоявшиеся звонки по текущей задаче, до момента оформления заказа. После оформления заказа комментарии очищаются. На форме так же отображаются комментарии в случае переноса задачи.

В поле Журнал работы с контрагентом отображаются последние 5 записей из журнала работы с клиентом.

На форме имеется ряд кнопок:

Отгрузка служит для оформления заказа по данной задаче. При нажатии на кнопку система сразу открывает форму заказа покупателя со статусом черновик . Дата заказа проставляется текущая, дата доставки равна дате оперативных задач. Далее выполняются все действия по оформлению заказа покупателя. После оформления заказа задача выделяется серым цветом, в колонке Отработан устанавливается статус Принят .

Отложить служит для того, чтобы можно было отложить задачу на другой день, в случае, если контрагенту вода пока не требуется. При нажатии на кнопку открывается форма Календаря.После выбора даты, на которую необходимо отложить задачу, откроется форма для ввода комментария. После ввода комментарий появится в форме комментариев, и форма автоматически закроется. Задача получит статус Отказ и будет выделена серым цветом. При этом автоматически сформируется задача оператора на указанную дату переноса задачи. После обновления формы такой контакт отображаться не будет.
Комментарий используется для внесения комментария по задаче. После записи комментария форма автоматически закрывается. Если была задача, то автоматически формируется контакт на текущее число текущим временем.
Запись в журнал используется для того, чтобы из формы задачи внести напрямую запись в журнал работы с клиентом. При нажатии на кнопку открывается следующая форма: Тип записи по умолчанию установлен ОБР – обращение. В поле Содержание необходимо добавить содержание обращения. После проведения документа запись появляется на форме задачи/Контакта.
Закрыть используется для закрытия формы. Но при этом, не закрывает задачу.

# Просроченные

На данной вкладке отображаются:

Все Контрагенты, у которых есть задача, и она не проведена (не отработана оператором), или задача дата которой раньше даты установленной в оперативных задачах.
С формы удаляются все задачи, у которых есть задача равная дате, которая выбрана в текущий момент в оперативных задачах, или позже.
С формы удаляются все задачи, если есть заказы на день раньше или позже текущей даты.

# Проверка отвала

Проверка отвала адреса служит для обработки клиентов с целью недопущения отключения (проверка правильности отправки в отвал) или для окончательного отключения.

Открываем необходимую нам задачу.

На форме выводятся данные по контрагенту, адресу доставки, контактному лицу и его телефонах. Также выводится статус отвала. Над адресом доставки справочно выводится причина отключения клиента. Связаться с контактным лицом контрагента можно нажав кнопку Позвонить . Если телефонов несколько, то система предлагает окно выбора номера телефона.

В поле Журнал работы с контрагентом отображаются последние 5 записей из журнала работы с клиентом.

На форме имеется ряд кнопок:

Добавить Акт сверки используется для добавления акта сверки. При нажатии на кнопку открывается документ Акт сверки.
Скорректировать тару используется для корректировки тары, при наличии долга. Нажав на кнопку, откроется форма Корректировка тары по адресу .

Вернуть в работу возвращает адрес доставки в работу. При нажатии на кнопку система предложит создать задачу. Если не требуется создавать задачу, нажмите Нет . При этом автоматически сформируется задача оператору. Если необходимо создать задачу, то нажмите кнопку Да . При этом система откроет Календарь для выбора даты задачи. После выбора даты система создаст задачу оператору, и форма закроется. Адрес получит статус Активный .

Отгрузка используется для оформления заказа по данной задаче. При нажатии на кнопку система сразу открывает форму заказа покупателя со статусом черновик. Дату заказа устанавливает равной дате на форме задач оператора. Далее выполняются все действия по оформлению заказа. Адрес получит статус Активный .
Отвал используется в случае отказа клиента от сотрудничества на этапе проверки отвала. При нажатии на кнопку будет открыт справочник Причины отключения клиента , в котором необходимо выбрать причину.

Комментарий используется для внесения комментария по задаче. После записи комментария форма автоматически закрывается. Если была задача, то автоматически формируется контакт на текущее число текущим временем.
Запись в журнал используется для того, чтобы из формы задачи внести напрямую запись в журнал работы с клиентом. При нажатии на кнопку открывается следующая форма: Тип записи по умолчанию установлен ОБР – обращение. В поле Содержание необходимо добавить содержание обращения. После проведения документа запись появляется на форме задачи/Контакта.
Закрыть используется для закрытия формы. Но при этом, не закрывает задачу.

# Дни рождения

В данной вкладке отображается список контактных лиц сопровождаемых клиентов, у которых на текущую дату есть дни рождения. Нам остается только им позвонить и поздравить. Так мы повысим лояльность клиента.